Analitik Planlama Süreçleri-2, Replenishment

Bir çok perakendeci için en önemli performans kriterlerinden birisi de stokların etkin  yönetimidir.  Diğer bir tabir ile “stock out” ve “over stock” durumunda kalmamak, ürün bulunurluğunu en optimum seviyede tutmak şeklinde genel bir tanım yapabiliriz. Stokların etkin yönetimi için bir önceki yazımızda (Analitik Planlama Süreçleri-1,Alokasyon) değindiğimiz  alokasyon  ve alokasyonun devamı diyebileceğimiz replenishment sistemleri kurmak gerekecektir. Üniversitelerde Tedarik Zinciri Yönetimi derslerinde gösterilen çok klasik bir grafik vardır. Bu grafik bize, bir replenishment sisteminin en temel faydasını göstermektedir.

İşin özü şudur; eldeki stok miktarı (X ekseni) ürün satışları ile aşağı indikçe önce Re-Order Point (A noktası) e ulaştığında RPM sistemi;

• Mağazanın Elindeki Stok Miktarı
• Mağazaya Gönderilmiş Ancak Yolda Olan Stok Miktarı
• Mağaza İçin Oluşmuş Sipariş Miktarı (Henüz Yoldaki Stok Olmamış)
• İlgili Ürün İçin Tanımlanmış Maksimum Stok Miktarı

bilgilerine göre bir tamamlama yapacak bir sipariş önerisi çıkaracaktır. Siparişin oluşması ve mağazaya ulaşması arasındaki sapmaları yönetmek içinde bir Güvenlik Stok (Safety Stock) seviyesi belirlenir. Yukarıdaki tanımlanan kurgu Opsiyon (Model/Renk) ya da SKU (Model/Renk/Beden) seviyesinde tanımlanarak efektif bir replenisment kurgusu sağlanabilir. Replenishment sistemlerinin daha doğru bir sipariş önerisi çıkartması ve olağan dışı stok seviyelerini engellemek için mevcut kurgu dahada zenginleştirilebilir. Örneğin, tanımlanacak sabit (statik) bir maksimum miktar ya da re-order hesaplaması yapmadan yine tanımlanmış sabit minimum miktar tanımlanarak dinamik miktarlar kontrol altında tutulabilir. 

 Bu noktada, Ürün Yönetimi yapan departman tarafından RPM sisteminin nasıl bir sipariş önerisi çıkaracağını netleştirmesi gerekir. Son hafta satan adetleri yerine koyacak bir algoritma mı? yoksa geçmiş satış datası kullanılarak oluşturulmuş bir satış tahmininden gelen bir öneri mi yoksa tutulmak istenen haftalık stok seviyesine göre gelecek haftaların satış  tahminlerine göre bir sipariş öngörüsü mü? Öneri olarak geçmiş satış dataları üzerinden kat sayı vererek bir sipariş öneri çıkartmak olacaktır. Katsayı vermek bir nevi Ürün Yönetimi çalışanları için yukarıda bahsettiğimiz seçenekleri çoğaltacaktır. 

 RPM ile ilgili diğer bir önemli konu, sipariş önerisi çalışan ürünler için nasıl bir dağıtım şekli olmalıdır. Dağıtım yapılacak stok miktarı ihtiyaçtan az olabilir. Böyle bir durumda eldeki stoğun öncelikli mağazalara gönderilmesi uygun olacaktır.  İhtiyaç olunan stok miktarı ve eldeki stok eşit olması durumunda bile sistem bir dağıtım önceliği arayacaktır. Bu nedenle RPM sistemi için mutlaka “mağaza öncelik sırası” belirlenmeli ve belli zaman aralıklarında güncellenmelidir. Replenishment ve Alokasyon sistemlerinin son ancak önemli safhalarından biriside “raporlama”dır. RPM, Alokasyon ve WMS (Warehouse Management System) sistemlerinin entegrasyonunda oluşan  aşağıdaki raporlar mutlaka oluşturmalı ve ilgili departman bazında kontrol sağlanmalıdır.

• Sipariş Karşılama Raporu
• Sipariş Doğruluğu Raporu
• Sipariş Zamanında Sevk Raporu (Depo Sevk Performansıda yansıtır)

Yukarıda raporlar kapsamında belirli aralıklarla Lojistik ve Planlama departmanları toplantılarla olası sorunların konuşulması ve düzeltilmesi ile ilgili toplantılar yapması uygun olacaktır. Alokasyon gibi replenishment sistemleri de aşağıdaki detaylarla entegre halde olmalıdır;

• Kapasite Tanımları
• Mağaza Grup ve Grading
• Ürün-Lot Tanım ve İlişkileri
• PO (Purchase Order) ve PL (Packing List) Bilgileri
• Satış Promosyon ve Özel Gün Takvimi
• Sezon/Faz/Hit Tanımları
• Raf Ömrü/RPM’ye Açma/Kapama Tarihleri

Yukarıdaki bilgiler dışında ek metrikler (ürün&mağaza kırıklık oranları, GMROI, sepet ort. v.s.) ile kullanıcı müdahale seviyelerine eklenebilir. Replenishment sistemlerinin her ürün için standart bir şekilde uygulanması uygun bir iş yapış şekli olmayacaktır. Faaliyet gösterilen sektöre göre  ürünler “Otomatik Tamamlama” (Auto Replenishment) ile ya da satış dönemine göre  yapılan “Satış Tahmini”  ne göre  sipariş oluşturulması sağlanabilir.

S.Alper TEKİN